سياسة الخصوصية

تسري هذه السياسة على مواقع EMEGA ومساحات الإدارة وصندوق الرسائل المشترك وسجلات CRM والقبول والدعم ومحادثة الموقع والقنوات المتصلة والأتمتة وميزات الذكاء الاصطناعي والتكاملات المعتمدة مع الأنظمة المدرسية.

بحسب طريقة التشغيل والاتفاقية السارية، تحدد المدرسة أو المؤسسة عادة أغراض معالجة بيانات المدرسة وأولياء الأمور والطلاب والمتقدمين والمراسلات، وقد تعالج EMEGA أو الجهة المشغلة هذه البيانات وفق تعليماتها. وقد تتصرف الجهة المشغلة بصورة مستقلة في إدارة الحسابات وأمن الخدمة والفوترة والدعم والامتثال. تحدد الاتفاقية والأنظمة السارية الدور الدقيق لكل جهة.

قد تشمل المعالجة ملاك المؤسسة والمسؤولين والموظفين والمعلمين والمتقدمين للوظائف وأولياء الأمور والأوصياء والطلاب والأسر الراغبة في التسجيل وزوار الموقع وجهات الدعم والأشخاص الذين يتواصلون عبر مزودي القنوات.

صُممت EMEGA للقطاع التعليمي وقد تعالج معلومات تخص الأطفال والطلاب. يجب استخدام إشعارات مناسبة للأعمار والتحقق من صفة الولي وضوابط الوصول المطلوبة. لا تبيع EMEGA بيانات الأطفال ولا تستخدم السجلات المدرسية للإعلانات السلوكية.

• بيانات مساحة العمل والحساب، مثل الاسم وبيانات العمل والدور والفرع والقسم والفريق والصلاحيات وسجلات الدخول والتفضيلات.
• ملفات ولي الأمر والطالب والمتقدم والمرشح وجهة الاتصال، بما فيها المعرفات وبيانات التواصل والعلاقات والفرع والصف والبرنامج واللغة وحقول CRM التي تضبطها المؤسسة.
• بيانات القبول والدراسة والحضور والرسوم والمدفوعات والنقل والمستندات والشهادات والدعم والشكاوى والتوظيف والمتابعة عند تفعيل الوحدة أو التكامل المعني.
• محتوى المراسلات وبياناتها الوصفية، بما فيها الرسائل والملاحظات الداخلية والمرفقات والصوت ومعرفات المزود وحالات التسليم والقراءة والتعيين والوسوم والملخصات وسجل الأتمتة.
• بيانات قاعدة المعرفة والذكاء الاصطناعي، مثل المقالات المعتمدة والمقاطع المسترجعة والمدخلات والمخرجات والثقة والتأسيس المعرفي والموافقات والتصحيحات وقرارات السلامة.
• بيانات التكامل، مثل معرفات حسابات القنوات والنطاقات الممنوحة وأحداث Webhook وبيانات صلاحية الرموز وأخطاء المزود وبيانات الاعتماد المشفرة اللازمة للتشغيل.
• البيانات التقنية والأمنية، مثل عنوان IP والمتصفح والجهاز وملفات الارتباط والجلسات وسجلات التدقيق والتشخيص ومؤشرات الإساءة والنسخ الاحتياطية.

قد تتضمن بعض عمليات المدرسة بيانات حساسة. يجب تقييدها بالقدر الضروري ومعالجتها بمسوغ مناسب وضوابط حماية أقوى.

قد تأتي البيانات من الشخص نفسه أو ولي الأمر أو موظف مخول أو سجل مدرسي مستورد أو منصة تعليمية متصلة أو مزود تواصل مثل Meta أو Telegram أو جلسة محادثة الموقع أو سجلات التشغيل والأمان التلقائية.

يجب أن تكون لدى المؤسسة صلاحية رفع البيانات أو ربطها أو الإفصاح عنها إلى EMEGA، وأن تحافظ على دقة سجلات المصدر. تخضع بيانات المزود كذلك لشروطه وممارسات الخصوصية لديه.

• تقديم صندوق الرسائل وCRM والقبول والدعم والتوظيف والمهام والتقارير وإدارة الفروع التي تطلبها المؤسسة.
• مطابقة هوية المزود بجهة الاتصال الصحيحة والحفاظ على سجل تواصل كامل ومصرح به.
• توجيه العمل وإشعار الموظفين المعنيين وإدارة نوافذ الخدمة وتسجيل التسليم ومنع الإجراءات المكررة أو المتعارضة.
• استرجاع المعرفة المعتمدة وصياغة ردود مؤسسة عليها وفق إعدادات الذكاء الاصطناعي والمراجعة البشرية.
• التحقق من المستخدمين وتطبيق صلاحيات الأدوار والفروع وحماية الحسابات وكشف الإساءة والتحقيق في الحوادث وحفظ سجلات التدقيق.
• تقديم الدعم وتشخيص الفشل وتحسين الاعتمادية وإدارة الاشتراكات والوفاء بالالتزامات التعاقدية أو النظامية.

لا تستخدم البيانات لغرض مختلف جوهريًا دون إشعار ومسوغ مناسب.

قد يكون المسوغ تنفيذ عقد أو اتخاذ خطوات مطلوبة قبل العقد أو التزامًا نظاميًا أو موافقة أو حماية مصلحة حيوية أو مصلحة مشروعة حيث يسمح النظام أو مسوغًا آخر متاحًا للجهة التعليمية. وقد تتطلب بيانات الأطفال والبيانات الحساسة شروطًا إضافية أو تفويضًا صريحًا.

تتحمل كل مؤسسة مسؤولية تحديد المسوغ وتوثيقه وتقديم الإشعارات وجمع الموافقة الصحيحة عند الحاجة وضبط EMEGA بما يتفق مع سياساتها. وإذا كان المسوغ هو الموافقة فيجب أن تكون محددة وواضحة وحرة وقابلة للسحب.

يمكن لـ EMEGA استرجاع المعرفة المعتمدة وتصنيف النية وتلخيص المحادثات واقتراح تحديثات CRM وصياغة الردود. وقد تكون المخرجات ناقصة أو خاطئة. ينبغي اشتراط المراجعة البشرية للإجراءات الحساسة أو عالية الأثر أو منخفضة الثقة أو غير المؤسسة معرفيًا.

لا ينبغي الاعتماد على EMEGA كصاحب قرار وحيد في القبول أو التوظيف أو الانضباط أو الرسوم أو الصحة أو الحماية أو القرارات ذات الأثر المهم. يبقى الموظف المخول مسؤولًا عن القرار النهائي ومراجعة المخرجات.

لا تشارك البيانات إلا بقدر الحاجة مع مستخدمي المؤسسة المخولين والمدرسة أو الفرع المعني ومقدمي الاستضافة والبنية التحتية المتعاقدين ومزودي الذكاء الاصطناعي والقنوات والبريد والتخزين والنسخ الاحتياطي والمستشارين أو الجهات الرسمية عند وجود إلزام نظامي.

لا تسمح EMEGA للغير باستخدام بيانات المدرسة لإعلاناته الخاصة. ينبغي بيان الخدمات الخارجية الفعلية في صفحة الجهات المعالجة أو اتفاقية العميل. وقد تستقبل واجهات المزود بيانات لازمة لتقديم خدمته وفق سياساته المستقلة.

قد تعالج خدمات الاستضافة أو الدعم أو القنوات أو الذكاء الاصطناعي البيانات خارج بلد الشخص. يجب على المؤسسة والجهة المشغلة تقييم متطلبات النقل وتطبيق الضمانات المطلوبة والإفصاح عن المواقع والجهات ذات الصلة. لا ينبغي تفعيل ميزة إذا لم يتوفر أساس نظامي مناسب للنقل.

تُحتفظ البيانات للمدة اللازمة للغرض المعلن وجدول المؤسسة والدعم التعاقدي والأمان وتسوية النزاعات ودورة النسخ الاحتياطية والمتطلبات النظامية. وقد تختلف المدة باختلاف نوع السجل.

عند انتهاء الحاجة تُحذف البيانات أو تُخفى هويتها أو تُعزل بأمان حتى انتهاء النسخ الاحتياطية. قد يقيد الحذف إذا كان الاحتفاظ مطلوبًا نظاميًا أو لحماية الحقوق أو التحقيق في إساءة أو حفظ سجل تدقيق صحيح. توضح صفحة حذف البيانات طريقة تقديم الطلب.

تستخدم EMEGA ضوابط الأدوار والفروع والفرق والصلاحيات، والنقل المشفر، وحماية بيانات الاعتماد، والتخزين الخاص، والتحقق من الطلبات، والتحقق من توقيعات المزود عند الإعداد، وسجلات التدقيق والمراقبة التشغيلية. ولا توجد خدمة إلكترونية خالية من المخاطر.

يجب على المؤسسات استخدام مصادقة قوية وإزالة الصلاحيات فورًا وحماية الملفات المصدرة وتطبيق أقل قدر من الصلاحيات والمحافظة على البرامج والنسخ الاحتياطية والإبلاغ سريعًا عن أي اشتباه.

بحسب النظام الساري قد يحق للشخص العلم والوصول والحصول على نسخة مقروءة وتصحيح البيانات أو إكمالها وتقييد بعض المعالجة أو الاعتراض عليها وسحب الموافقة وطلب الحذف والشكوى إلى الجهة المختصة.

قد يتطلب الطلب التحقق من الهوية والصفة، خصوصًا في سجلات الطالب أو الطفل. وقد تُطابق صفة الولي مع سجلات المدرسة. تستجيب EMEGA والمؤسسة وفق دور كل منهما والمدد والاستثناءات النظامية.

استخدم صفحة التواصل والدعم أو صفحة حذف البيانات لتقديم طلب خصوصية، ولا ترسل إلا ما يلزم لتحديد الحساب أو المدرسة أو الفرع أو المحادثة المعنية.

قد تتحدث هذه السياسة عند تغير الخدمة أو المزودين أو الأنظمة أو الممارسات. ينبغي إشعار التغييرات الجوهرية عبر الموقع أو مساحة العمل أو جهة الاتصال التعاقدية أو قناة مناسبة. يوضح التاريخ الظاهر آخر نسخة منشورة.